Zahlen, die Ihre Veranstaltungsplanung verändern
Wir haben über 180 Veranstaltungen analysiert und dabei Muster entdeckt, die den Unterschied zwischen durchschnittlichen und herausragenden Events ausmachen. Die Daten sprechen eine klare Sprache – und sie können Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Manchmal überraschen uns die Zahlen selbst. Was wir für selbstverständlich hielten, stellte sich als Irrtum heraus. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf konkrete Statistiken.
Budgetabweichungen vermeidbar
Die meisten Kostenüberschreitungen entstehen nicht durch unvorhersehbare Ereignisse, sondern durch unzureichende Planung in den ersten drei Wochen. Mit strukturierter Vorbereitung lassen sich zwei Drittel aller Abweichungen verhindern.
Einsparung durch Timing
Veranstaltungen, die mindestens acht Monate im Voraus geplant werden, profitieren von deutlich niedrigeren Dienstleisterkosten. Die Flexibilität bei der Auswahl macht den entscheidenden Unterschied.
Erfolgsrate bei Pufferplanung
Events mit einkalkuliertem Budgetpuffer von 12-15% bleiben fast immer im finanziellen Rahmen. Es geht nicht darum, mehr auszugeben – sondern realistisch zu kalkulieren.
Versteckte Kostenpositionen
Fast die Hälfte aller Budgetplanungen übersieht wesentliche Nebenkosten wie Transport, Versicherungen oder technische Absicherung. Eine vollständige Checkliste schützt vor unangenehmen Überraschungen.
Wo das Geld wirklich hingeht
Wir haben Budgetverteilungen von Firmenveranstaltungen zwischen 15.000 und 85.000 Euro ausgewertet. Das Ergebnis? Die erfolgreichsten Events investieren anders als der Durchschnitt.
Während viele Planer den größten Teil für Location und Catering ausgeben, zeigen unsere Daten: Veranstaltungen mit ausgewogenerer Budgetverteilung – die auch Technik, Moderation und Nachbereitung berücksichtigen – erzielen messbar bessere Teilnehmerbewertungen.
Es geht nicht nur darum, wie viel Sie ausgeben. Sondern wofür. Die klügsten Investitionen sind oft nicht die offensichtlichsten.
Budgetposten im Vergleich
Diese Übersicht basiert auf durchschnittlichen Veranstaltungen mit 80-120 Teilnehmern im Jahr 2025. Die Werte können je nach Region und Format variieren, bieten aber solide Orientierungspunkte für Ihre Planung.
Saisonalität macht mehr aus als gedacht
Juni und September sind nicht nur die beliebtesten Monate für Firmenevents – sie sind auch die teuersten. Unsere Auswertungen zeigen Preisunterschiede von bis zu 34% zwischen Hochsaison und Nebensaison.
Wer im Februar oder November plant, spart nicht nur Geld. Dienstleister haben mehr Zeit, Location-Betreiber sind flexibler bei Sonderwünschen, und die Planungssicherheit steigt erheblich.
Natürlich lässt sich nicht jede Veranstaltung verlegen. Aber wenn Sie zeitliche Spielräume haben, lohnt sich die Überlegung. Die Qualität bleibt gleich – der Preis nicht.
Tillmann Weißgerber
Budgetanalyst & VeranstaltungsberaterSeit 2019 analysiere ich Veranstaltungsbudgets und suche nach Mustern, die anderen Planern helfen können. Was mich immer wieder überrascht: Die erfolgreichsten Events sind selten die teuersten.
Gute Planung bedeutet nicht, überall zu sparen. Es bedeutet, das verfügbare Budget so einzusetzen, dass es maximale Wirkung erzielt. Und genau dabei helfen uns Daten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Planung im Vergleich abschneidet oder wo Optimierungspotenzial steckt – ich stehe gerne zur Verfügung. Manchmal reicht schon ein Gespräch, um neue Perspektiven zu eröffnen.