Veranstaltungsbudgets richtig planen und steuern
Ein unerwarteter Kostensprung drei Wochen vor der Firmenfeier kann ziemlich unangenehm werden. Genau solche Momente haben wir bei unserer Arbeit oft erlebt – und genau deshalb zeigen wir, wie man diese Situationen vermeiden kann.
Unsere Methode basiert auf praktischen Szenarien aus echten Projekten. Statt theoretischer Tabellen arbeiten wir mit nachvollziehbaren Fallbeispielen, bei denen Kostenstrukturen sichtbar werden und Entscheidungen Sinn ergeben.
Die Kurse starten im Oktober 2025 und richten sich an alle, die beruflich mit Eventplanung zu tun haben oder privat größere Veranstaltungen organisieren möchten.
So funktioniert die Planung in der Praxis
Wir arbeiten nicht mit starren Formeln, sondern mit flexiblen Ansätzen, die sich an reale Bedingungen anpassen lassen.
Kostenblöcke verstehen
Jede Veranstaltung setzt sich aus verschiedenen Kostenbereichen zusammen. Manche sind fix, andere flexibel. Wir zeigen, wie man diese Struktur durchschaut und entsprechend plant.
Puffer richtig einsetzen
Ein Budget ohne Reserve ist wie eine Wanderung ohne Regenjacke. Wir besprechen, wo Puffer sinnvoll sind und wo man besser fest kalkuliert – abhängig vom Veranstaltungstyp.
Verhandlungen führen
Mit Dienstleistern zu sprechen ist nicht immer einfach. Aber es lohnt sich. Wir behandeln Strategien, die sowohl die eigenen Interessen berücksichtigen als auch eine faire Zusammenarbeit ermöglichen.
Realistische Szenarien aus dem Arbeitsalltag
Theorie hilft nur begrenzt weiter, wenn man vor konkreten Entscheidungen steht. Deshalb arbeiten wir mit Fallstudien, die auf echten Projekten basieren – vom 50-Personen-Workshop bis zur 300-Gäste-Firmenfeier.
Dabei lernt man nicht nur, Zahlen einzutragen, sondern auch, wo typische Fehler passieren. Zum Beispiel beim Catering, wo versteckte Zusatzkosten manchmal erst auf der Rechnung auftauchen. Oder bei Technikpaketen, die auf dem Papier günstig aussehen, vor Ort aber nicht ausreichen.
- Angebote verschiedener Anbieter strukturiert vergleichen
- Kosten-Nutzen-Abwägungen treffen, die vor Stakeholdern bestehen
- Budgetverschiebungen während der Planungsphase nachvollziehbar dokumentieren
- Nachkalkulationen nutzen, um zukünftige Projekte besser einzuschätzen
Die Kurse finden ab Herbst 2025 statt. Wir arbeiten mit kleinen Gruppen, damit genug Raum für individuelle Fragen bleibt.
Wer steckt dahinter?
Mein Name ist Leonhard Wolters, und ich beschäftige mich seit über zehn Jahren mit Veranstaltungsbudgets – mal für Konzerne, mal für mittelständische Unternehmen, manchmal auch für Non-Profit-Organisationen.
Was ich dabei gelernt habe: Jede Veranstaltung hat ihre eigene Logik. Aber es gibt Muster, die sich wiederholen. Und genau diese Muster machen den Unterschied zwischen einem chaotischen Projekt und einem gut organisierten Ablauf.
In den Kursen gebe ich weiter, was funktioniert – ohne Schönfärberei, aber auch ohne unnötigen Pessimismus. Es geht darum, Werkzeuge zu haben, wenn man sie braucht.
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